Crise sanitaire oblige, nombre de salariés télétravaillent plusieurs jours par semaine à leur domicile et doivent parfois supporter des dépenses liées à leur activité professionnelle (fournitures, matériel informatique…). Et si, en principe, les employeurs ne sont pas tenus d’indemniser les télétravailleurs, les juges considèrent toutefois que les frais engagés par les salariés pour les besoins de leur activité doivent leur être remboursés. Le point sur les régimes fiscal et social applicables à ces frais professionnels.
Une exonération d’impôt
À ce titre, le gouvernement a précisé que les allocations versées en 2020 par l’employeur pour couvrir ces frais de télétravail sont exonérées d’impôt sur le revenu, peu importe que le remboursement s’opère pour leur montant réel ou de façon forfaitaire. Toutefois, lorsqu’il s’agit d’allocations forfaitaires, l’exonération est limitée à 2,50 € par jour de télétravail et à 550 € pour l’année.
À savoir : l’exonération concerne les allocations couvrant exclusivement les frais professionnels engagés au titre du télétravail, à l’exclusion des frais courants supportés lors de l’exercice de la profession (restauration, notamment).
L’employeur doit identifier ces allocations dans les informations qu’il transmet à l’administration fiscale. Ainsi, le montant du salaire imposable prérempli sur la déclaration de revenus sera normalement diminué des allocations exonérées. Le salarié n’a donc pas de démarche à effectuer, sauf à vérifier le montant prérempli en le comparant avec son dernier bulletin de paie.
Précision : les salariés optant pour la déduction de leurs frais réels peuvent, s’ils le souhaitent, utiliser les forfaits précités de 2,50 € et de 550 € pour calculer le montant déductible de leurs frais de télétravail.
Une exonération de cotisations
Pour indemniser un télétravailleur de ses frais professionnels, l’employeur peut, factures à l’appui, lui rembourser les dépenses qu’il a réellement engagées. Ces remboursements échappent aux cotisations sociales (patronales et salariales).
Autre solution : il peut lui verser une allocation forfaitaire. Celle-ci est alors exonérée de cotisations lorsqu’elle ne dépasse pas 10 € par mois pour une journée de télétravail par semaine (20 € pour deux journées, etc.). Au-delà, l’indemnité échappe aux cotisations seulement si le salarié justifie ses dépenses.
Si l’allocation est fixée par jour, elle est exonérée de cotisations sociales lorsque son montant ne dépasse pas 2,50 € par jour, dans la limite de 55 € par mois. Là encore, les sommes versées par l’employeur qui excèdent ces limites échappent aux cotisations uniquement si le salarié produit les justificatifs de ses dépenses.
Attention : la convention collective applicable à l’entreprise peut prévoir une allocation forfaitaire de télétravail. Celle-ci échappe aux cotisations dans les limites fixées par cette convention, sans qu’il soit nécessaire de produire des justificatifs, à condition qu’elle soit attribuée en fonction du nombre de jours télétravaillés.